A produtividade é um dos fatores mais importantes para o sucesso de qualquer pessoa ou empresa. Quanto mais produtivo você for, mais resultados você poderá alcançar em menos tempo e com menos recursos. Mas como ser mais produtivo no dia a dia, especialmente em um mundo cada vez mais digital e cheio de distrações?
Uma das soluções é usar as melhores ferramentas e aplicativos para aumentar a produtividade. Essas ferramentas podem te ajudar a organizar suas tarefas, projetos, tempo, comunicação, arquivos, finanças e muito mais. Elas podem facilitar o seu trabalho, automatizar processos, integrar sistemas, gerar relatórios, entre outras funcionalidades.
Neste artigo, vamos te mostrar as melhores ferramentas e aplicativos para aumentar a produtividade, tanto para uso pessoal quanto para uso em equipe. Vamos explicar o que cada uma delas faz, quais são as suas vantagens e como você pode usá-las no seu dia a dia. Confira!
Dicas e sugestões de ferramentas e aplicativos para aumentar a produtividade
Existem muitas ferramentas e aplicativos para aumentar a produtividade disponíveis no mercado, mas nem todas elas são adequadas para as suas necessidades. Por isso, é importante que você conheça as principais características, funcionalidades e benefícios de cada uma delas, para escolher as que mais se encaixam no seu perfil e no seu objetivo.
Para te ajudar nessa escolha, separamos algumas dicas e sugestões de ferramentas e aplicativos para aumentar a produtividade, divididas em categorias. Veja quais são elas:
Ferramentas e aplicativos para gestão de projetos
A gestão de projetos é uma atividade essencial para quem quer ser mais produtivo, pois envolve o planejamento, a execução, o controle e o encerramento de todas as etapas de um projeto, desde a definição do escopo, dos prazos, dos recursos, dos riscos, até a entrega do produto ou serviço final.
As ferramentas e aplicativos para gestão de projetos podem te ajudar a organizar as suas tarefas e as da sua equipe, acompanhar o andamento do projeto, delegar responsabilidades, comunicar-se com os envolvidos, monitorar o desempenho, resolver problemas, entre outras ações.
Algumas das melhores ferramentas e aplicativos para gestão de projetos são:
• ClickUp: é um gerenciador de projetos completo, que permite criar e visualizar os seus projetos de diferentes formas, como diagramas de fluxo, mapas mentais, kanban, tabelas, entre outras. Você pode personalizar as suas telas, adicionar campos, filtros, etiquetas, anexos, comentários, etc. Você também pode automatizar processos, integrar outros aplicativos, gerar relatórios, entre outras funcionalidades. O ClickUp é a nossa ferramenta preferida para gerenciar os nossos projetos aqui na empresa, pois é muito versátil e fácil de usar. Você pode baixar o ClickUp aqui.
• Asana: é uma das ferramentas mais populares para gestão de projetos, que permite criar e gerenciar as suas tarefas e as da sua equipe de forma simples e intuitiva. Você pode criar listas, quadros, cronogramas, calendários, gráficos, entre outras formas de visualizar o seu projeto. Você também pode atribuir responsáveis, prazos, prioridades, dependências, anexos, comentários, etc. Você pode integrar a Asana com outros aplicativos, como o Gmail, o Slack, o Dropbox, entre outros. Você pode baixar a Asana aqui.
• Trello: é uma ferramenta gratuita e fácil de usar para gerenciar equipes e projetos, baseada no método kanban. Você pode criar quadros, listas e cartões para organizar as suas tarefas e as da sua equipe, e arrastá-los para mudar o seu status. Você pode adicionar etiquetas, cores, datas, anexos, comentários, etc. Você pode integrar o Trello com outros aplicativos, como o Google Drive, o Evernote, o Zapier, entre outros. Você pode baixar o Trello aqui.
• Bitrix24: é uma plataforma gratuita e completa para equipes, que oferece diversas funcionalidades, como gestão de projetos, comunicação, colaboração, CRM, automação, entre outras. Você pode criar e gerenciar os seus projetos, tarefas, documentos, eventos, etc. Você pode se comunicar com a sua equipe por chat, vídeo, voz, e-mail, etc. Você pode integrar o Bitrix24 com outros aplicativos, como o Gmail, o Outlook, o Facebook, entre outros. Você pode baixar o Bitrix24 aqui.
Ferramentas e aplicativos para gestão de tempo
A gestão de tempo é uma habilidade fundamental para quem quer ser mais produtivo, pois envolve o planejamento, a organização, a execução e o controle do tempo dedicado a cada atividade, de forma a otimizar os resultados e evitar o desperdício de tempo.
As ferramentas e aplicativos para gestão de tempo podem te ajudar a definir as suas prioridades, estabelecer metas, criar rotinas, cronogramas, lembretes, alarmes, entre outras ações.
Algumas das melhores ferramentas e aplicativos para gestão de tempo são:
• Pomodoro on the Rocks: é um aplicativo que usa a técnica pomodoro para gerenciar o seu tempo. A técnica pomodoro consiste em dividir o seu tempo em blocos de 25 minutos de trabalho focado, seguidos de 5 minutos de pausa. A cada quatro blocos, você faz uma pausa maior, de 15 a 30 minutos. O aplicativo Pomodoro on the Rocks te ajuda a seguir essa técnica, com um cronômetro, sons, notificações, estatísticas, etc. Você pode baixar o Pomodoro on the Rocks [aqui].
• Todoist: é um dos melhores aplicativos para criar listas de tarefas, que te ajuda a organizar as suas atividades diárias, semanais, mensais, etc. Você pode criar projetos, tarefas, subtarefas, adicionar datas, prioridades, etiquetas, comentários, etc. Você pode integrar o Todoist com outros aplicativos, como o Google Calendar, o Gmail, o Slack, entre outros. Você pode baixar o Todoist [aqui].
• Freedom: é um aplicativo que te ajuda a focar no que importa e bloquear o que te distrai. Você pode criar sessões de trabalho, nas quais você bloqueia o acesso a sites, aplicativos, redes sociais, e-mails, etc. que podem te tirar a atenção. Você pode definir o tempo, a frequência e os dias da semana que você quer usar o Freedom. Você pode baixar o Freedom [aqui].
• CloudCal: é um aplicativo que te ajuda a gerenciar o seu tempo de forma inteligente, usando um calendário que mostra o seu dia em um círculo, com cores que representam as suas atividades. Você pode ver rapidamente o quanto de tempo você tem livre e o quanto de tempo você tem ocupado. Você pode criar eventos, tarefas, lembretes, etc. Você pode integrar o CloudCal com outros aplicativos, como o Google Calendar, o Outlook, o Trello, entre outros. Você pode baixar o CloudCal [aqui].
Ferramentas e aplicativos para comunicação e colaboração
A comunicação e a colaboração são aspectos essenciais para quem quer ser mais produtivo, pois envolvem o compartilhamento de informações, ideias, opiniões, feedbacks, arquivos, etc. entre as pessoas envolvidas em um projeto ou em uma equipe, de forma a facilitar o trabalho em conjunto, a solução de problemas, a inovação, etc.
As ferramentas e aplicativos para comunicação e colaboração podem te ajudar a se comunicar com a sua equipe, clientes, fornecedores, etc. por diferentes meios, como chat, voz, vídeo, e-mail, etc. Elas também podem te ajudar a colaborar com a sua equipe, compartilhando documentos, arquivos, telas, etc.
Ferramentas e aplicativos para armazenamento e compartilhamento de arquivos
O armazenamento e o compartilhamento de arquivos são atividades importantes para quem quer ser mais produtivo, pois envolvem o gerenciamento, a organização, a proteção e a distribuição dos seus documentos, imagens, vídeos, áudios, etc. entre as pessoas envolvidas em um projeto ou em uma equipe, de forma a facilitar o acesso, a edição, a sincronização, etc.
Algumas das melhores ferramentas e aplicativos para armazenamento e compartilhamento de arquivos são:
• Google Drive: é um dos serviços mais populares e confiáveis para armazenar e compartilhar arquivos na nuvem, com 15 GB de espaço gratuito. Você pode criar, editar, visualizar e baixar documentos, planilhas, apresentações, formulários, etc. usando os aplicativos do Google, como o Google Docs, o Google Sheets, o Google Slides, etc. Você pode compartilhar os seus arquivos com outras pessoas, permitindo que elas visualizem, comentem ou editem os seus arquivos. Você pode integrar o Google Drive com outros aplicativos, como o Gmail, o Google Photos, o Google Calendar, entre outros. Você pode baixar o Google Drive [aqui].
• Dropbox: é uma das ferramentas mais antigas e famosas para armazenar e compartilhar arquivos na nuvem, com 2 GB de espaço gratuito. Você pode sincronizar os seus arquivos entre os seus dispositivos, como computador, celular, tablet, etc. Você pode compartilhar os seus arquivos com outras pessoas, enviando links ou convidando-as para pastas compartilhadas. Você pode integrar o Dropbox com outros aplicativos, como o Microsoft Office, o Adobe Acrobat, o Slack, entre outros. Você pode baixar o Dropbox [aqui].
• OneDrive: é o serviço de armazenamento e compartilhamento de arquivos na nuvem da Microsoft, com 5 GB de espaço gratuito. Você pode criar, editar, visualizar e baixar documentos, planilhas, apresentações, etc. usando os aplicativos do Microsoft Office, como o Word, o Excel, o PowerPoint, etc. Você pode compartilhar os seus arquivos com outras pessoas, permitindo que elas visualizem, comentem ou editem os seus arquivos. Você pode integrar o OneDrive com outros aplicativos, como o Outlook, o Skype, o Teams, entre outros. Você pode baixar o OneDrive [aqui].
• Box: é uma ferramenta profissional e segura para armazenar e compartilhar arquivos na nuvem, com 10 GB de espaço gratuito. Você pode gerenciar os seus arquivos, pastas, permissões, versões, etc. Você pode compartilhar os seus arquivos com outras pessoas, enviando links ou convidando-as para pastas compartilhadas. Você pode integrar o Box com outros aplicativos, como o Google Workspace, o Salesforce, o Zoom, entre outros. Você pode baixar o Box [aqui].
Ferramentas e aplicativos para finanças e contabilidade
A gestão financeira e contábil é uma atividade essencial para quem quer ser mais produtivo, pois envolve o controle, a análise, a otimização e a tomada de decisão sobre os recursos financeiros de uma pessoa ou de uma empresa, de forma a garantir a saúde financeira, a rentabilidade, a sustentabilidade, etc.
As ferramentas e aplicativos para finanças e contabilidade podem te ajudar a gerenciar as suas receitas, despesas, investimentos, impostos, faturas, relatórios, etc.
Algumas das melhores ferramentas e aplicativos para finanças e contabilidade são:
• Mint: é um dos aplicativos mais populares e completos para gerenciar as suas finanças pessoais, de forma gratuita. Você pode conectar as suas contas bancárias, cartões de crédito, investimentos, etc. e ver todas as suas transações em um só lugar. Você pode criar orçamentos, metas, lembretes, alertas, etc. Você pode ver gráficos, relatórios, dicas, etc. que te ajudam a entender e melhorar a sua situação financeira. Você pode baixar o Mint [aqui].
• QuickBooks: é uma das ferramentas mais usadas e confiáveis para gerenciar as finanças e a contabilidade de pequenas e médias empresas, de forma paga. Você pode controlar as suas vendas, compras, estoque, fluxo de caixa, lucro, etc. Você pode emitir faturas, recibos, boletos, etc. Você pode calcular e pagar impostos, folha de pagamento, etc. Você pode integrar o QuickBooks com outros aplicativos, como o PayPal, o Shopify, o Square, entre outros. Você pode baixar o QuickBooks [aqui].
• Nubank: é um dos aplicativos mais inovadores e revolucionários para gerenciar as suas finanças pessoais, de forma gratuita. Você pode ter uma conta digital, um cartão de crédito sem anuidade, um programa de recompensas, um investimento com rendimento maior que a poupança, etc. Você pode controlar tudo pelo aplicativo, de forma simples, rápida e segura. Você pode baixar o Nubank [aqui].
• Conta Azul: é uma ferramenta brasileira e completa para gerenciar as finanças e a contabilidade de micro e pequenas empresas, de forma paga. Você pode controlar as suas vendas, compras, estoque, fluxo de caixa, lucro, etc. Você pode emitir faturas, recibos, boletos, etc. Você pode calcular e pagar impostos, folha de pagamento, etc. Você pode integrar o Conta Azul com outros aplicativos, como o Mercado Pago, o PagSeguro, o Bling, entre outros. Você pode baixar o Conta Azul [aqui].
Dúvidas comuns sobre as ferramentas e aplicativos para aumentar a produtividade
Você pode ter algumas dúvidas sobre as ferramentas e aplicativos para aumentar a produtividade, como:
- Como escolher as melhores ferramentas e aplicativos para aumentar a produtividade?
- Como usar as ferramentas e aplicativos para aumentar a produtividade de forma eficiente?
- Como avaliar os resultados das ferramentas e aplicativos para aumentar a produtividade?
- Quais são as vantagens e desvantagens das ferramentas e aplicativos para aumentar a produtividade?
Para responder a essas dúvidas, vamos te dar algumas dicas:
• Para escolher as melhores ferramentas e aplicativos para aumentar a produtividade, você deve levar em conta as suas necessidades, objetivos, preferências, orçamento, etc. Você deve pesquisar as opções disponíveis, comparar as características, funcionalidades, benefícios, custos, etc. Você deve testar as ferramentas e aplicativos antes de decidir usá-los, para ver se eles atendem às suas expectativas e se são fáceis de usar.
• Para usar as ferramentas e aplicativos para aumentar a produtividade de forma eficiente, você deve aprender a configurá-los, personalizá-los, integrá-los, etc. Você deve usar as ferramentas e aplicativos de forma consistente, seguindo uma rotina, um método, uma estratégia, etc. Você deve usar as ferramentas e aplicativos de forma complementar, combinando as suas funcionalidades, para potencializar os seus resultados.
• Para avaliar os resultados das ferramentas e aplicativos para aumentar a produtividade, você deve definir indicadores, métricas, metas, etc. que te permitam medir o seu desempenho, o seu progresso, o seu impacto, etc. Você deve acompanhar os resultados das ferramentas e aplicativos periodicamente, usando relatórios, gráficos, estatísticas, etc. Você deve analisar os resultados das ferramentas e aplicativos criticamente, identificando os pontos fortes, os pontos fracos, as oportunidades, as ameaças, etc.
• As vantagens das ferramentas e aplicativos para aumentar a produtividade são: facilitar o seu trabalho, automatizar processos, integrar sistemas, gerar relatórios, entre outras funcionalidades. As desvantagens das ferramentas e aplicativos para aumentar a produtividade são: depender da internet, da bateria, da compatibilidade, etc. para funcionar, ter que pagar por alguns serviços, ter que aprender a usar alguns recursos, etc.
Conclusão
Neste artigo, você aprendeu sobre as melhores ferramentas e aplicativos para aumentar a produtividade, tanto para uso pessoal quanto para uso em equipe. Você viu as principais características, funcionalidades e benefícios de cada uma delas, e como você pode usá-las no seu dia a dia. Você também viu algumas dicas e sugestões de como escolher, usar e avaliar as ferramentas e aplicativos para aumentar a produtividade.